Enregistrement du courrier
MailView permet un enregistrement facile et rapide des Courriers Arrivée et Départ. Par la méthode PUSH implémentée sur toutes les versions, l'expéditeur reçoit un accusé de réception dès la prise en charge de son courrier matérialisée par son enregistrement.
Automatisation des courriers initiés
MailView met à la disposition des utilisateurs des modèles de documents selon une charte graphique prédéfinie. L’automatisation de la rédaction des courriers permet ainsi de gagner du temps et de respecter les contraintes graphiques choisies par la direction.
Acquisition et stockage
MailView gère deux modes d'acquisition des courriers qui sont :
- La numérisation des courriers avec leurs pièces jointes ;
- L'aspiration-stockage des mails entrants et le stockage des mails envoyés.
Distribution automatique du courrier
L'imputation des courriers et de leurs pièces jointes est instantanée, où que soit le destinataire.
La génération instantanée des fiches d’imputation, avec des codes d’instruction et autres outils, réduit d’au moins 80% le temps d’imputation d’un courrier.
Imputations en cascade
MailView permet de réimputer un courrier d’une direction à un département ou d’un département à un service avec des instructions différentes. Dans ce cas, MailView prend en compte les nouveaux délais pour alerter les derniers imputés.
Cette fonctionnalité évite à l’entreprise les multiples copies de documents et les nombreux déplacements entre services.
Parapheur électronique
Le parapheur électronique est une messagerie interne permettant de faire circuler dans l’entreprise pour traitement (lecture, observations, validation ou refus) un courrier et les documents y afférents.
Cette fonctionnalité évite à l’entreprise les multiples copies de documents et les nombreux déplacements entre services.
Espace collaboratif
MailView permet de créer un espace collaboratif autour d’un courrier où tous les agents qui sont chargés d’intervenir dans le traitement de ce courrier peuvent interagir en apportant leurs contributions.
Alertes et relances
MailView permet de créer un espace collaboratif autour d’un courrier où tous les agents qui sont chargés d’intervenir dans le traitement de ce courrier peuvent interagir en apportant leurs contributions.
MailView prend en compte les délais et émet des alertes et des relances. Il informe automatiquement, chaque jour, les imputés et la Direction Générale, du temps de traitement restant et sur la durée du retard le cas échéant.
Workflow (Circuits automatiques de validation)
MailView permet de prévoir et organiser des circuits de validation permettant ainsi d’améliorer considérablement l’efficacité de ces échanges. Aucune étape ne peut être ignorée, aucune validation ne peut être évitée.
Système de numérotation des courriers
Une série de numéros pour chaque type de courriers dans le cas où les postes d’enregistrements sont séparés selon les types de courriers (Confidentiels, professionnels, ordinaires…).
Recherches multicritères performantes
Avec MailView les recherches sont simples et multicritères (par expéditeur, date, objet, référence, période, courriers liés…).
Dans sa version full-web, les recherches plein texte sont aisées.
Gestion de la confidentialité
Une gestion rigoureuse des droits d’accès et le cryptage des données au départ et à l’arrivée renforcent la sécurité et la confidentialité des documents.
Traçabilité des actions liées à un courrier
Un système d’audit est attaché à chaque courrier pour tracer systématiquement toutes les actions effectuées sur le courrier et leurs auteurs.
Sauvegarde des données
MailView est doté d’un outil de sauvegarde automatique des données en local ou sur le cloud.
Tableaux de bord
MailView offre aux décideurs des indicateurs de performance relatifs au traitement des courriers.
En outre, d’autres outils de contrôle et de gestion de courriers répondant aux besoins particuliers de l’entreprise peuvent être développés à la demande.
Editions
Divers états sont disponibles dans MailView tels que :
- les indicateurs de performance ;
- les courriers en zone critique ;
- les rapports de relances ;
- les bordereaux des Courriers Départ et des Courriers Arrivée.